Betriebsbegehung durch die Berufsgenossenschaft Keine Panik vor der Betriebsprüfung

Wenn euch eine Betriebsbegehung durch die Berufsgenossenschaft kurz bevorsteht, ist das noch lange kein Grund zur Sorge. Wenn ihr die wichtigsten Dinge beachtet, steht euch einer erfolgreichen Betriebsprüfung nichts im Wege. Hier erfahrt ihr , wie euch die “Arbeitssicherheit Sofort” dabei helfen kann, euch den prüfenden Blicken der Berufsgenossenschaft zu stellen und wie ihr dabei ganz nebenbei einiges an Aufwand sparen könnt.

Was ist eine Berufsgenossenschaft?

Gewerbliche Berufsgenossenschaften sind Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Da sie die Aufgabe hat, Beschäftigte bei einem Arbeitsunfall oder nach Berufskrankheiten finanziell zu unterstützen, spielen sie eine wichtige Rolle im deutschen Sozialversicherungssystem. Neben der Entschädigung von Arbeitsunfällen gehört auch die Unfallverhütung zu ihren Angelegenheiten.
Das Sozialgesetzbuch VII bietet die gesetzliche Grundlage für die Arbeit der Berufsgenossenschaft. Zu den neun gewerblichen Berufsgenossenschaften zählen:

  • die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie,
  • die Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse,
  • die Berufsgenossenschaft Holz und Metall,
  • die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gaststätten,
  • die Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft,
  • die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft,
  • die Berufsgenossenschaft für Transport und Verkehrswirtschaft,
  • die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege,
  • die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik.

Neben gewerblichen Berufsgenossenschaften gibt es zudem eine landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft.

Weshalb kommt die Berufsgenossenschaft?

In erster Linie ist die Berufsgenossenschaft dazu da, für Sicherheit zu sorgen und den Arbeitsschutz in eurem Unternehmen zu gewährleisten. Nach § 14 des siebten Sozialgesetzbuches ist die Unfallprävention sogar die Hauptaufgabe der Berufsgenossenschaft.
Damit das möglich ist, stehen regelmäßige Betriebsbegehungen auf dem Plan. Die Begehungen erfolgen durch den Außendienst der Berufsgenossenschaft. Dieser besteht aus Aufsichtspersonen und Präventionsberatern. Auch wenn es keine gesetzliche Vorgabe zur Häufigkeit dieser Begehungen gibt, ist jede Berufsgenossenschaft zur regelmäßigen Durchführung dieser verpflichtet. Was “regelmäßig” bedeutet, hängt von der Größe und dem Gefährdungspotenzial des Betriebs ab.

Die Fachleute kommen jedoch nicht nur zu euch, um sicherzustellen, dass bei euch alle Regeln und Bestimmungen zum Arbeitsschutz eingehalten werden.
Indem sie euren Betrieb genau unter die Lupe nehmen, können sie Verbesserungspotenzial aufzeigen, euch über die Beseitigung von Gefährdungen am Arbeitsplatz aufklären und Führungskräfte sowie Beschäftigte für das Thema Sicherheit am Arbeitsplatz sensibilisieren. Außerdem wird geprüft, ob die Sicherheitstechnik auf dem neuesten Stand ist.

Daneben gibt es spezielle Anlässe, die einen Grund für eine Betriebsprüfung darstellen können. Dazu gehören:

  • Veränderungen oder Neuausstattungen eines Arbeitsplatzes,
  • die Zuordnung einer Gefahrenklasse steht an,
  • Beschwerden über das Unternehmen bei der DGUV,
  • das Kennenlernen der zuständigen technischen Aufsichtsperson,
  • die Erstellung von Statistiken,
  • Arbeitsunfälle.

Das Protokoll, das auf Grundlage der Betriebsprüfung angefertigt wird, ist ein wesentlicher Teil der Gefährdungsbeurteilung. Die Betriebsbegehung ist also eine wichtige Maßnahme, um eine Gefährdungsbeurteilung abgeben zu können. Zu einer Gefährdungsbeurteilung seid ihr nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet. Wie ihr eine Gefährdungsbeurteilung erstellt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Die Berufsgenossenschaft prüft alles, was für euren Betrieb eine Gefahr darstellen kann. © Shutterstock, Pand P Studio
Alles, was für eure Mitarbeitenden eine Gefahr darstellen kann, wird von der Berufsgenossenschaft geprüft. © Shutterstock, Pand P Studio

Was prüft die Berufsgenossenschaft?

Berufsgenossenschaften erlassen sogenannte Unfallverhütungsvorschriften. Die für euch zuständige Berufsgenossenschaft ermittelt, ob diese eingehalten werden.

Zu den Belastungen, die während der Betriebsbegehung kontrolliert werden, zählen:

  • elektrische Gefährdungen,
  • chemische Gefährdungen,
  • biologische Gefährdungen,
  • mechanische Gefährdungen,
  • Brand- und Explosionsgefährdungen,
  • thermische Gefährdungen (Hitze und Kälte),
  • physikalische Gefährdungen,
  • Gefährdungen am Arbeitsplatz,
  • Beleuchtung, Raumgestaltung und Möblierung,
  • physische Belastungen,
  • arbeitsschwere Belastungen aus Wahrnehmung und Handhabung,
  • psychomentale Belastungen,
  • Gefährdungen durch Mängel in der Organisation, Information, Kooperation und Qualifikation.

Doch wie sieht das Ganze konkret aus? Fragen, die während einer Betriebsprüfung geklärt werden, können sein:

  • sind die Flucht- und Rettungswege freigehalten und gekennzeichnet?,
  • sind ausreichend Feuerlöscher vorhanden und sind diese leicht erreichbar?,
  • sind die erforderlichen baulichen und technischen Brandschutzeinrichtungen vorhanden und funktionieren diese?
  • sind Verkehrswege frei von Stolper-, Rutsch- oder Sturzgefahren,
  • ist das vorgeschriebene Erste-Hilfe-Material im Betrieb vorhanden und leicht erreichbar?,
  • ist die Beleuchtung ausreichend, damit sicheres Arbeiten gewährleistet ist?
  • sind die Arbeitsplätze ergonomisch eingerichtet?,
  • gibt es technische Hilfsmittel, um schwere Waren zu transportieren oder zu heben?,
  • sind die Arbeitsabläufe gut organisiert?
  • sind die Mitarbeitenden ausreichend über erforderliche Schutzmaßnahmen informiert worden?
Nicht nur Mitarbeitende der Berufsgenossenschaft, sondern auch Betriebsbeauftragte sind an der Begehung beteiligt. © Shutterstock, Gorodenkoff
Neben Mitarbeitenden der Berufsgenossenschaft sind auch Betriebsbeauftragte an der Begehung beteiligt. © Shutterstock, Gorodenkoff

Welche Akteure sind an der Betriebsprüfung beteiligt?

Die Betriebsbegehung erfolgt durch Aufsichtspersonen von der Berufsgenossenschaft, der Unfallkasse oder vom Amt.
Die Aufsichtspersonen entscheiden, welche Art von Betriebsprüfung durchgeführt wird und welche Bereiche besucht werden.
Obligatorische Begleiter bei einer Betriebsprüfung sind Vorgesetzte, die für den jeweiligen Bereich zuständig sind, Mitglieder des Betriebsrates, Betriebsärzt:innen sowie die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa).
Eure Fachkraft für Arbeitssicherheit ist das Bindeglied zum Betrieb und wird bei Rückfragen zu Unfällen oder Arbeitsverfahren den zuständigen Vorgesetzten oder die zuständige Vorgesetzte des Betriebs einschalten.
Außerdem kann die Sifa Fragen bei Unklarheiten stellen.
Zudem ist es sinnvoll, wenn auch ihr als Vorgesetzte des Betriebs bei der Begehung dabei seid.

Wie kann man sich am besten auf die Betriebsbegehung vorbereiten?

Wichtige Grundlagen für eine erfolgreiche Betriebsprüfung sind eine gute Atmosphäre sowie die Kooperation mit den Prüfer:innen.
Daneben solltet ihr folgende Punkte in eure Vorbereitung mit einbeziehen:

  • die Erstellung eines Terminplans,
  • die Festlegung der Begleiter,
  • die Ermittlung der Sachgebiete, die jeweils anzusprechen sind,
  • die Beschaffung und Auswertung von Infomaterial,
  • die Beschaffung und Erstellung von Checklisten,
  • die Organisation der Betriebsbegehungen.

Erstellung eines Terminplans

In den Arbeitsschutzbestimmungen sind keine Regelungen zu Zeitpunkten und Zeitabständen der Durchführung von Betriebsprüfungen festgelegt. Diesen Freiraum könnt ihr nutzen und die Planung von euren Betriebsverhältnissen abhängig machen. Je nach Unfallhäufigkeit kann es sinnvoll sein, bestimmte Betriebsbereiche häufiger oder weniger häufig Prüfen zu lassen.

Festlegung der Begleiter:innen

Bei der Festlegung der Begleiter:innen gilt es, zwischen Personen, die obligatorisch sind und Mitarbeitenden, die bei Bedarf hinzugezogen werden , zu unterscheiden.

Ermittlung der Sachgebiete

Bevor es mit der Betriebsbegehung losgehen kann, muss sich eure Fachkraft für Arbeitssicherheit genau über die Sachgebiete der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes informieren, die bei der Begehung wahrscheinlich Thema sein werden. Beispiele hierfür sind Werkzeuge, Raumsituationen und die Ergonomie der Arbeitsplätze.

Beschaffung und Auswertung von Infomaterial

Bei der Ermittlung der Sachgebiete ergeben sich automatisch Gebiete, für die eure Fachkraft für Arbeitssicherheit Infomaterial beschaffen sollte. Infomaterial können Datenblätter für Gefahrstoffe oder Bedienungsanleitungen für bestimmte Maschinen sein.

Beschaffung und Erstellung von Checklisten

Checklisten eignen sich besonders gut dafür, den Ist-zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen. Weitere Vorteile sind, dass sich Checklisten jederzeit ändern und ergänzen lassen. Berufsgenossenschaften und Unfallkassen stellen branchenspezifische Checklisten zur Verfügung. Da jedoch jeder Arbeitsplatz individuell ist, muss die Sifa die beschafften Checklisten so umformulieren, dass sie zu eurem Betrieb passt.

Organisation der Betriebsbegehungen

Wenn alle Vorbereitungen getroffen worden sind, muss die Sifa abschließend die Durchführung der Betriebsprüfung organisieren. Die Begehung muss zum einen rechtzeitig angekündigt werden. Für die Betriebsprüfung muss zudem für alle Beteiligten die vorgeschriebene Schutzausrüstung beschafft werden. Auch hier kann die Fachkraft für Arbeitssicherheit behilflich sein.
Außerdem empfiehlt es sich, dass die Sifa die entsprechenden Bestimmungen in digitaler Form zur Hand hat, um bei Bedarf nachschauen zu können. Auch Dokumente, die ihr auf Verlangen vorzeigen müsst, solltet ihr im Vorfeld heraussuchen. Doch dazu später mehr.

Der erste Schritt der Betriebsbegehung ist das Vorgespräch, bei dem bereits auf die Arbeitssicherheit in eurem Unternehmen eingegangen wird. © Shutterstock, marvent
Eine Betriebsbegehung beginnt mit einem Vorgespräch, bei dem bereits auf die Arbeitssicherheit in eurem Unternehmen eingegangen wird. © Shutterstock, marvent

Wie kann man sich den Ablauf einer Betriebsbegehung vorstellen?

Bei einer Betriebsprüfung werden entweder alle oder lediglich bestimmte Bereiche des Betriebs geprüft. Werden alle Bereiche untersucht, handelt es sich um eine allgemeine Betriebskontrolle.
Es kann jedoch auch vorkommen, dass nur einzelne Gebiete im Vordergrund stehen. Hierbei handelt es sich entweder um Schwerpunktbegehungen oder der Betrieb hat im Vorfeld um eine Beratung gebeten.

Eine Betriebsprüfung lässt sich in ein Vorgespräch, einen Betriebsrundgang und eine Nachbesprechung aufteilen.

Vorgespräch

Während des Vorgesprächs wird die Gefährdungsbeurteilung stichprobenartig von einem Mitarbeitenden der Berufsgenossenschaft geprüft. Außerdem werden Themen wie Arbeitsunfälle, Arbeitssicherheit sowie die neuesten Entwicklungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz angesprochen.
Für das Vorgespräch sollten zudem bereits alle nötigen Dokumente bereit liegen.

Begehung

Bei der Begehung halten die Prüfer:innen der Berufsgenossenschaft Ausschau nach möglichen Gefahren. Es wird geprüft, ob die Gefahren bereits in der Gefährdungsbeurteilung erfasst worden sind. Eventuelle Mängel werden in einem Protokoll festgehalten.

Nachbesprechung

In der Nachbesprechung wird das Protokoll, welches bei der Begehung erstellt wird, noch einmal herangezogen. Hat sich herausgestellt, dass einzelne Bereiche eures Betriebs Mängel aufweisen, wird im Nachgespräch über die Beseitigung dieser gesprochen. Die Betriebsprüfer:innen entscheiden, wie diese Beseitigung auszusehen hat und bis wann sie abgeschlossen sein muss. In einigen Fällen wird auch ein Folgetermin zu einer erneuten Besichtigung vereinbart.
Wir geben euch den Rat, das persönliche Gespräch mit Mitarbeitenden der Berufsgenossenschaft nicht zu fürchten, sondern es als Chance zu sehen. Nutzt die Gelegenheit, um Fragen zu stellen und fragt bei Unklarheiten auch ein zweites Mal nach. Das erleichtert es, gemeinsam Lösungen für aufkommende Probleme zu finden.

Ein wichtiger Schritt für eine erfolgreiche Betriebsbegehung ist das Bereitlegen der nötigen Dokumente. © Shutterstock, YP_Studio
Habt ihr alle nötigen Dokumente bereitgelegt, ist bereits ein wichtiger Schritt zu einer erfolgreichen Betriebsprüfung getan. © Shutterstock, YP_Studio

Welche Dokumente müssen bei einer Betriebsbegehung vorgelegt werden?

Da ihr gegenüber der Berufsgenossenschaft eine Auskunfts- und Unterstützungspflicht habt, müsst ihr auf Verlangen verschiedene Dokumente vorlegen können. Deshalb empfiehlt es sich, dass ihr für die Betriebsprüfung folgende Unterlagen zur Hand habt:

  • Gefährdungsbeurteilung,
  • Gefahrstoffverzeichnis,
  • Betriebsanweisungen,
  • Sicherheitsdatenblätter,
  • Verzeichnis notwendiger Persönlicher Schutzausrüstung (PSA),
  • Hautschutzplan,
  • Notfall- und Evakuierungsplan,
  • Prüfberichte über Brandschutz, Rettungseinrichtungen elektrische Anlagen und Betriebsmittel,
  • Meldeblock, Nachweis über Erste-Hilfe-Einrichtungen,
  • Verzeichnisse von Arbeits- und Betriebsmitteln,
  • Übertragung von Unternehmerpflichten,
  • Schriftliche Bestellungen von Sicherheitskraft, Betriebsarzt/-ärztin, Sicherheitsbeauftragte:r, betriebliche Ersthelfer:innen u.s.w.,
  • Schriftliche Beauftragungen von Gabelstapler, Kranbetrieb etc.,
  • Nachweis über arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen,
  • Regelungen für externe Mitarbeiter, Aushilfskräfte, Praktikanten etc.,
  • Dokumentation der Erst- und Folgeunterweisungen.

Muss ich einer Betriebsbegehung zustimmen?

Die Kurzantwort auf die Frage, ob ihr einer Betriebsbegehung zustimmen müsst, ist: Ja. Kündigt sich die Berufsgenossenschaft an, müsst ihr den Termin wahrnehmen und die zuständigen Personen in euren Betrieb lassen. Auch dann, wenn ihr dies eigentlich nicht möchtet oder keine besonderen Voraussetzungen für eine Begehung gegeben sind. Berufsgenossenschaften haben nämlich ein sogenanntes Sonderzugangsrecht.

Daneben haben die Prüfern:innen der Berufsgenossenschaft unter anderem das Recht, betriebliche Unterlagen von euch zu verlangen, Arbeitsmittel zu kontrollieren, Arbeitsabläufe zu untersuchen und Anordnungen zur Unfallverhütung bis hin zur Stilllegung von Betriebsteilen zu veranlassen.

In meinem Betrieb wurden Mängel festgestellt – wie geht es nun weiter?

Werden bei der Betriebsprüfung Mängel festgestellt, müssen diese protokolliert werden. Für die Protokollierung ist eure Fachkraft für Arbeitssicherheit verantwortlich. Wurden Mängel festgestellt und fallen dementsprechend Beseitigungsmaßnahmen an, sollten alle geforderten Maßnahmen sowie eventuell anfallende Termine in eine Liste eingetragen werden. Die Liste mit den Mängeln muss die Führungskräfte des jeweiligen Bereiches erreichen. Für die Behebung der Mängel muss zudem eine zuständige Person festgelegt werden, welche innerhalb einer Frist für die Beseitigung zu sorgen hat. Ihr als Arbeitgebende müsst über die Beseitigung informiert werden.
Es kann passieren, dass die Berufsgenossenschaft direkt nach Ablauf der Frist erneut vor eurer Tür steht, um die Umsetzung der Maßnahmen zu kontrollieren. Habt ihr die Mängel bis dahin nicht beseitigt, kann dies Folgen mit sich ziehen, die von hohen Bußgelder bis hin zur Schließung des Betriebes reichen.

Mit der Soforthilfe von der Arbeitssicherheit Sofort seid ihr bestens auf eine gelungene Betriebsprüfung vorbereitet. © Shutterstock, GaudiLab
Die Arbeitssicherheit Sofort greift euch unter die Arme und verhilft euch zu einer gelungenen Betriebsprüfung. © Shutterstock, GaudiLab

Mit der ASS bestens auf die Betriebsprüfung vorbereitet

Die Berufsgenossenschaft hat sich angekündigt. Wir von der Arbeitssicherheit Sofort stehen euch zur Seite. Stichwort: Soforthilfe.
Nachdem ihr uns euer Problem geschildert habt, ist in nur wenigen Tagen ein Sicherheitsingenieur bei euch vor Ort, um euch mit Rat und Tat zur Seite zu stehen – Selbst am Wochenende.
Wir übernehmen zudem die rechtssichere Dokumentation mittels Zertifikaten und Nachweisen und erstellen für euer Unternehmen eine Gefährdungsbeurteilung. Selbst Gegenmaßnahmen stellen wir euch vor. Damit seid ihr bestens gegen hohe Bußgelder oder Schlimmeres gewappnet.

Beitragsbild: © Shutterstock, Bobex-73

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