Selbstorganisation Selbstorganisation – Chancen und Risiken eines neuen Arbeitsmodells

Wo klassische Methoden des Projektmanagements oft scheitern, kann selbstorganisiertes Arbeiten oft zur Lösung komplexer Problemstellungen beitragen. Trotzdem gibt es einiges zu beachten. Hier erfahrt ihr, für welche Unternehmen sich Selbstorganisation lohnt, welche Hürden es manchmal geben kann und wie ihr diese meistern könnt. Und wie verhilft man seinen Angestellten zu selbstorganisiertem Arbeiten im Homeoffice? In diesem Artikel beantworten wir eure Fragen.

Was versteht man unter Selbstorganisation?

Beim Konzept der Selbstorganisation wird die Verantwortung, die klassischerweise bei Führungspositionen liegt, auf die Mitarbeitenden verteilt. Selbstorganisation versteht sich als Teil von “New Work”, einem großen Wandel in der Arbeitswelt. New Work setzt nämlich immer mehr auf Familienfreundlichkeit, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und eben auch auf flache Hierarchien und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden. Sie sollen nicht mehr lediglich die Vorgaben der Vorgesetzten ausführen, sondern bei Entscheidungen stärker mit eingebunden werden.

Freiheit ist das große Stichwort. Und diese Freiheit soll in Unternehmen besonders dadurch gegeben sein, dass sich die Führungskräfte immer weiter zurücknehmen und dem Arbeitnehmenden mehr Entscheidungsspielraum geben. Angestellte sollen Entscheidungen treffen und danach handeln. Die Idee der Selbstorganisation geht auf Frederic Laloux zurück. In seinem Werk “Reinventing Organizations” aus dem jahr 2014 beschreibt er neuartige Organisationsformen.

Laloux war Anhänger der Holokratie. Holokratie besagt, dass jeder Mitarbeitende von Hierarchien befreit handeln kann. Bei dieser Organisationsform stehen Rollen und Kreise anstelle von Autoritäten im Vordergrund. Erfunden hat den Begriff und das Konzept der amerikanische Unternehmer Brian Robertson. Im Jahr 2007 begann er damit, es in seinem Unternehmen zu etablieren. Im Laufe der folgenden Jahre arbeitete Robertson den holokratischen Ansatz immer weiter aus und veröffentlichte 2010 schließlich ein Regelwerk mit dem Titel “Holokratie-Verfassung”. Dieses enthält neben den Grundsätzen seines Konzeptes auch Beispiele aus der Praxis.

Auch im Holokratiemodell werden Rollen verteilt. Jedoch ohne dabei Hierarchien zu kreieren. © Shutterstock, fizkes
Beim Holokratiemodell werden Rollen verteilt, ohne Hierarchien zu schaffen. © Shutterstock, fizkes

Die 4 Säulen der Holokratie

Doppelte Verbindung (double-linking)

Innerhalb der einzelnen Kreise muss es einen oder mehrere Vertreter:innen geben, die den Kreis repräsentieren. Die Vertreter:innen geben Informationen aus ihrem Kreis weiter und repräsentieren die jeweiligen Interessen. Dies gewährleistet eine funktionierende Kommunikation zwischen den Kreisen, ohne, dass bei der Vielzahl an Entscheidungsträger:innen Chaos entsteht.

Trennung von Steuerungstreffen und operativen Treffen

Gerade bei vielen Entscheidungsträger:innen ist es wichtig, Zuständigkeiten genau zu trennen. Die Kreise steuern sich im Holokratie-Modell in erster Linie unabhängig. Darüber hinaus gibt es übergeordnete Steuerungstreffen, in denen bewusst auf Themen wie Geld, Zeit und Personal verzichtet wird, um Ideen und Strategien nicht zu bremsen.

Rollenverteilung

Die dritte Säule der Holokratie besagt, dass eine korrekte Rollenverteilung unabdingbar ist. Zuständigkeiten müssen genau geklärt werden, jedoch ohne dadurch Hierarchien zu schaffen. Bei den Steuerungstreffen können die Rollen und Zuständigkeiten präzisiert oder auch neu definiert werden. Auch Missverständnisse und Konflikte werden so eingedämmt.

Dynamische Steuerung

Um die Gleichberechtigung zu bewahren, werden innerhalb der Kreise die Stimmen aller Beteiligten einbezogen, um Entscheidungen zu treffen. Diese Art der Entscheidungsfindung wird auch “integrative Entscheidungsfindung” genannt. Ziel ist es, nicht die perfekte, sondern eine brauchbare Lösung zu finden, die aber jederzeit änderbar ist. Alle Beteiligten können zu jeder Zeit einen neuen Vorschlag einbringen.

Sind dennoch Hierarchien vorhanden?

In selbstorganisierten Unternehmen geht es weniger hierarchisch zu, dennoch sind gewisse Strukturen erforderlich. Zwar fungieren die Führungskräfte bei dem Modell viel mehr als Moderatoren, haben letzten Endes jedoch dennoch die Oberhand. Welchen Grad an Hierarchie Arbeitgebende für geeignet halten, müssen sie selbst entscheiden. Generell lässt sich die Selbstorganisation in drei Stufen aufteilen.

Auf der ersten Stufe entscheiden die Mitarbeitenden eines Betriebes darüber, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen. Gemeinsam lösen sie Aufgaben wie beispielsweise die Produktentwicklung.

Auf Stufe zwei setzen die Teammitglieder zusätzlich eigene Standards und kontrollieren sich selbst. Hier werden auch wirtschaftliche Ziele eigenständig gesetzt und realisiert.

Stufe drei räumt den Angestellten die meisten Freiheiten ein. Hier entscheidet das Team alleine über die Arbeitsinhalte und Ziele. Auch die eigenverantwortliche Weiterentwicklung fällt unter Stufe 3 des selbstorganisierten Arbeitens. Auch Personalentscheidungen können auf dieser Stufe getroffen werden, wobei sich hier beraten werden lassen kann. Welche Stufe die passende ist, hängt davon ab, wie viel Selbstorganisation für ein Unternehmen verkraftbar und ob diese überhaupt notwendig ist.

Für welche Unternehmen eignet sich Selbstorganisation?

Wenn ihr das Konzept der Selbstorganisation für euch in Erwägung zieht, solltet ihr euch in erster Linie fragen, ob es für euer Unternehmen Sinn macht. Wenn die Mitarbeitenden in eurem Unternehmen beispielsweise hauptsächlich klar geregelte Aufgaben in immer gleichen Routinen ausüben, dann benötigt ihr die Form der Selbstorganisation möglicherweise nicht, um eine positive Veränderung hervorzurufen. Die klassische Organisationsform kann nämlich auch genau die Richtige sein.

Selbstorganisation eignet sich im Prinzip jedoch für Unternehmen aller Branchen und Größen. Viel entscheidender als die Unternehmensgröße sind die Unternehmenskultur und die Unterstützung durch das Management. Auch wenn diese Form der Organisation die Richtige für euch ist, solltet ihr euch möglicher Risiken bewusst sein.

Da sich das Team an den Wegfall der Hierarchien gewöhnen muss, besteht gerade in der Anfangsphase Konfliktpotenzial. © Shutterstock, fizkes
Gerade in der Phase der Umorientierung und Neustrukturierung besteht Konfliktpotenzial. © Shutterstock, fizkes

Welche Risiken birgt Selbstorganisation?

Eine Umverteilung der Hierarchien innerhalb des Unternehmens kann Risiken mit sich bringen und zwar gerade dann, wenn mit der dazu gewonnenen Freiheit nicht sinnvoll umgegangen wird. Es kann passieren, dass diese von einigen Mitarbeitenden ausgenutzt wird und sie ihre Aufgaben nicht mehr im gleichen Maße erledigen wie zuvor. Das kann auch die Stimmung innerhalb des Teams negativ beeinflussen. Zu große Freiheiten können zudem zu einer Überlastung der Organisation führen. Andere Mitarbeitende wiederum können sich mit der neuen Verantwortung schnell überfordert fühlen. Gleichzeitig müssen sich Führungskräfte erst einmal daran gewöhnen, Verantwortung abzugeben.

Die Umorientierung und Neustrukturierung birgt ein hohes Konfliktpotenzial. Das kann insbesondere dann passieren, wenn die jeweiligen Aufgaben der Mitarbeitenden nicht klar definiert worden sind. Den möglichen Risiken könnt ihr vorbeugen bzw. entgegenwirken, wenn ihr einige Dinge beachtet.

Selbstorganisation – wie sie richtig funktioniert

Klare Aufgabenverteilung

Auch wenn das Team eures Unternehmens bei der Selbstorganisation mehr Freiheiten hat, sind gewisse Strukturen dennoch notwendig. Damit es nicht zu Konflikten unter den Mitarbeitenden kommt, sollten die Rollen im Vorfeld klar von euch als Führungskraft definiert werden. Denn auch innerhalb des Teams gibt es Mitarbeitende mit verschiedenen Interessen und Stärken. Die Tätigkeiten sollten also zum jeweiligen Mitarbeitenden passen. Das ist nicht nur sinnvoll, um effizient arbeiten zu können, sondern fördert auch die Motivation der jeweiligen Angestellten.

Transparente Kommunikation

Je mehr Mitarbeitende in einem Unternehmen Entscheidungsmacht bekommen, desto mehr von ihnen müssen sich auch miteinander austauschen. Damit dies reibungslos läuft, muss möglichst transparent kommuniziert werden. Während sich die Führungskräfte möglicherweise entmächtigt fühlen, möchten andere Angestellte vielleicht gar keine Verantwortung tragen. Diese Angelegenheiten offen zu besprechen, ist wichtig.

Zum anderen müssen im Falle der Selbstorganisation alle Personen genau über den Sinn und das Ziel dieser Organisationsform Bescheid wissen. Außerdem sollten die Mitarbeitenden nicht nur ihren eigenen Bereich kennen, sondern einen Überblick über das gesamte Unternehmen haben. Mit einem Blick auf das große Ganze können Entscheidungen schließlich besser getroffen werden. Oftmals ist es nämlich gerade die Kommunikation, die entscheidet, ob eine Projektarbeit erfolgreich ist oder nicht.

Feedback und Kritik

Gerade nach der Umstellung der Organisationsformen kann es erst einmal zu Problemen innerhalb des Teams kommen. Um diese lösen zu können, bedarf es eines offenen Feedbacks. Nur so können Strategien angepasst und verbessert sowie Schwierigkeiten erkannt werden. Auch weil durch die Machtverteilung auf mehrere Mitarbeitende ein höheres Konfliktpotential gegeben ist, ist Feedback umso wichtiger. Es ist hilfreich, den Mitarbeitenden die Gelegenheit zu bieten, Unmut und Unzufriedenheit anzusprechen.

Weiterbildung der Mitarbeitenden

Mit einer neuen Organisationsform kommen auch neue Aufgaben auf eure Mitarbeitenden zu, denen sie möglicherweise noch nicht gewachsen sind. In Form von Weiterbildungen beugt ihr Überforderung bei euren Angestellten vor und stellt sicher, dass sie sich bei ihrer neuen Tätigkeit wohlfühlen. Weiterbildungen sollten auch die Stärkung von Moderations-, Methoden-, Konflikt- und Kommunikationskompetenzen beinhalten.

Die passende technische Ausstattung

Da Kommunikation bei der selbstorganisierten Arbeitsform umso wichtiger ist, muss auch sichergestellt werden, dass diese reibungslos ablaufen kann. Gerade in Zeiten von Telearbeit und mobiler Arbeit läuft Kommunikation weitestgehend online. Es ist daher entscheidend, dass beispielsweise virtuelle Teammeetings problemlos durchgeführt werden können und alle Teammitglieder auf wichtige Dokumente Zugriff haben.

Die Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur kann einer der entscheidenden Faktoren sein, ob Selbstorganisation funktioniert oder nicht. Ein Unternehmen, in dem das Gefühl von Verbundenheit und Sicherheit zwischen Kolleg:innen herrscht, hat bessere Voraussetzungen als eines, in dem kein Teamgefühl besteht. Gerade wenn noch Unsicherheiten im neuen Führungsstil da sind, kann es schnell einmal zu Fehlern kommen. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende im Unternehmen das Gefühl haben, Fehler machen zu dürfen. Im Zusammenspiel mit der richtigen Kommunikation kann so für die Zukunft gelernt und vorgebeugt werden.

Welche Vorteile bringt Selbstorganisation mit sich?

Wenn man es richtig macht, kann Selbstorganisation im Gegensatz zu einem klassischen hierarchischen Führungsstil große Vorteile mit sich bringen. Zum einen gelingt es bei einer Führungsverteilung auf mehrere Angestellte oftmals, schneller zu reagieren und Lösungen zu entwickeln. Dies ist in Zeiten von ständig wechselnden Marktbedingungen oftmals vonnöten. Selbstorganisiertes Arbeiten steigert also die Agilität eines Unternehmens.

An dieser Stelle ist zudem zu erwähnen, dass durch selbstorganisiertes Arbeiten der Zeitaufwand sinkt. Indem Entscheidungen schneller getroffen und Veränderungen zügiger vorgenommen werden können, werden Zeit und Kosten gleichermaßen gespart.

Wenn ihr euren Mitarbeitenden mehr Freiräume einräumt, signalisiert ihr, dass ihr ihnen mehr zutraut. Dies ist eine Form der Wertschätzung, die die Motivation und das Engagement der einzelnen Beschäftigten stark positiv beeinflussen können. Auch das Verantwortungsbewusstsein steigt dadurch. Im Umkehrschluss werdet ihr als Arbeitgebende durch den Wegfall einiger Aufgaben entlastet.

Für das Employer Branding kann das Modell der Selbstorganisation eine wichtige Rolle spielen. © Shutterstock, Jacob Lund
Mit dem Modell der Selbstorganisation kann positiv für das Unternehmen geworben werden. © Shutterstock, Jacob Lund

Welche Rolle spielt HR bei selbstorganisiertem Arbeiten?

In erster Linie kann HR das Modell der Selbstorganisation beim Employer Branding hervorheben und mit den positiven Aspekten dieser Organisationsformen werben: Dazu gehören unter anderem eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Marktbedingungen und rasche Wachstumsmöglichkeiten. Ziel ist es, talentierte Arbeitskräfte für sich zu gewinnen und langfristig an sich zu binden. Das HR hat zudem die Aufgabe, Führungskräfte für die nötigen Voraussetzungen zu sensibilisieren und Vor- und Nachteile aufzuzeigen, denn gerade die Führungsebene muss von dem Konzept überzeugt sein.

Gerade im Homeoffice ist es unabdingbar, klare Strukturen einzuhalten. © Shutterstock, Pheelings media
Klare Strukturen sind im Homeoffice unabdingbar. © Shutterstock, Pheelings media

Selbstorganisation und Homeoffice

Selbst in Unternehmen, welche einen traditionellen Führungsstil pflegen, brechen Hierarchien in Zeiten von Homeoffice ganz automatisch auf. Plötzlich sind Angestellte auf sich selbst gestellt und müssen ihren Arbeitstag mit der neu gewonnenen Freiheit größtenteils selbst gestalten. Das erfordert Disziplin, welche nicht jedermanns Sache ist. Damit es euren Beschäftigten leichter fällt, sich im Homeoffice zu organisieren und psychischer Belastung entgegenzuwirken, gibt es einige Tipps, die ihr ihnen mit auf den Weg geben solltet.

Definition klarer Arbeitsziele

Wer acht Stunden lang allein am eigenen Schreibtisch sitzt, braucht klare Ziele und auch Grenzen. Daher sollten Arbeitnehmende sich überlegen, welche Ziele im Laufe eines Tages oder einer Woche realistisch sind.

Definition zeitlicher Grenzen

Auch der zeitliche Überblick spielt eine wichtige Rolle bei größtenteils selbstorganisiertem Arbeiten. Eure Angestellten sollten im Vorfeld genau planen, wann sie mit der Arbeit anfangen und wann sie aufhören. Setzt man sich diese Grenzen nicht, passiert es schnell einmal, dass auch nach eigentlichem Feierabend nochmal ins E-Mail-Postfach geschaut wird und sich der Grat zwischen Arbeits- und Berufsleben verschmälert.

Die jeweiligen Arbeitszeiten sollten auch untereinander klar kommuniziert werden, damit auch Kolleg:innen untereinander über die jeweilige Erreichbarkeit informiert sind. Ansonsten kann dies die Kommunikation innerhalb des Teams stören. Statusanzeigen in eurem jeweiligen Kommunikationstool können hierfür hilfreich sein.

Einhalten von Pausen

Nicht nur das Arbeiten geht im Homeoffice allein vonstatten, sondern auch die Pausen. Während sie diese im Büro oft mit Kolleg:innen verbringen, sind eure Angestellten im Homeoffice dafür verantwortlich, die Pausen nicht nur selbstständig zu planen, sondern auch einzuhalten. Eure Beschäftigten sollten daher feste Pausenzeiten für sich definieren. Das ist hilfreich, um vorzubeugen, dass sie Pausen überspringen, zu lange ausdehnen oder auch in die Pause hineinarbeiten.

Trennung von Arbeits- und privatem Bereich

Selbst wenn nicht jeder eurer Angestellten ein Arbeitszimmer hat, kann es hilfreich sein, sich einen Ort in der Wohnung zu schaffen, der nur zum Arbeiten aufgesucht und nach dem Arbeitstag aufgeräumt wird. Auch das kann zu einer besseren Organisation im Homeoffice beitragen. Der Arbeitsplatz muss zudem ergonomisch gestaltet sein, um gesundheitliche Risiken auszuschließen. Mehr zu eurer Pflicht als Arbeitgeber, für ein sicheres Homeoffice eurer Beschäftigten zu sorgen, gibt es in diesem Artikel.

Selbstorganisiertes Arbeiten lohnt sich

New Work und die damit einhergehenden neuen Formen der Organisation kann einige Vorteile mit sich bringen. Die Gleichberechtigung der Mitarbeitenden fängt jedoch schon bei der Einführung des Modells an. Es ist wichtig, dass bereits im Vorfeld sichergestellt ist, dass die Angestellten mit dem Modell der Selbstorganisation einverstanden sind und diese Entscheidung nicht allein in den oberen Etagen getroffen wird. Stößt die Idee größtenteils auf Zustimmung, steht eurer neuen, möglicherweise effizienteren und Erfolg bringenden Organisationsform nichts mehr im Wege.

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Beitragsbild: © Shutterstock, Studio Romantic

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