Hybrid Work Arbeitsmodelle Hybrides Arbeiten: Das Beste aus beiden Welten für euren Betrieb

Wenn ihr an die Büros von morgen denkt, dann kommen euch wahrscheinlich keine starren Arbeitszeiten oder ein fester Arbeitsplatz mehr in den Sinn. Stichworte wie Remote Work, Telearbeit oder Homeoffice gewinnen in Zeiten von New Work immer mehr an Bedeutung. Vorrangig aufgrund der sich wechselnden Bedürfnisse eurer Angestellten.

Was wäre aber, wenn ihr die Komponenten von mobiler Arbeit und Büroarbeit miteinander verbindet und euren Mitarbeitenden das hybride Arbeiten anbietet? Wir zeigen euch, was Hybrid Work ist, welche Vorteile es bietet und wie ihr es bestmöglich in eure Unternehmensprozesse integriert.

Was ist Hybrid Work bzw. Hybrides Arbeiten?

Die Bezeichnung „hybrides Arbeiten” wurde abgeleitet von dem englischen Begriff „Hybrid Work”. Es beschreibt eine zeit- und ortsunabhängige Form der Arbeitsgestaltung. Das hybride Arbeiten kombiniert die Vorteile von Büro- und Remotearbeit und ermöglicht es euren Mitarbeitenden, ihre Aufgaben flexibel von verschiedenen Orten, etwa aus dem Homeoffice, zu erledigen. Kurz gesagt: Hybrides Arbeiten ist eine Mischung aus Präsenzarbeit am Arbeitsplatz und mobiler Arbeit.

Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und Hybridem Arbeiten?

Im Gegensatz zum reinen Homeoffice, welches ausschließlich in den privaten Wohnräumen deiner Mitarbeitenden stattfindet, wird bei der hybriden Arbeit ein Teil der Arbeitszeit vor Ort in den Büroräumen verbracht. Die physische Präsenz am Arbeitsplatz wird bei der hybriden Arbeit vorausgesetzt.

Wodurch ist das hybride Arbeitsmodell entstanden?

Zu Zeiten der Corona-Pandemie waren viele Unternehmer*innen gezwungen, ihre Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Aber auch nach der Pandemie haben viele Arbeitgeber*innen feststellen können, dass viele ihrer Mitarbeitenden kein Interesse mehr daran hatten, Vollzeit zurück ins Büro zurückzukehren. Für viele Arbeitgeber*innen war es also keine Option mehr, auf die vollständige Rückkehr ins Büro zu bestehen.

Gerade deswegen entschieden sich viele Unternehmer*innen für eine hybride Arbeitsweise, die das Büro und die Option zum Homeoffice miteinander vereint. Laut einer Bitkom Studie aus dem Jahr 2022 werden in Zukunft etwa 9 von 10 Mitarbeitenden (88 Prozent) mindestens teilweise aus dem Homeoffice arbeiten wollen. Die Tendenz ist also steigend.

Welche hybriden Arbeitsmodelle gibt es?

Genau so vielfältig wie die Unternehmen selbst sind auch die hybriden Arbeitsmodelle. Es gibt hier auch nicht das eine richtige Modell, sondern vielmehr individuelle Anpassungen an die Anforderungen und Bedürfnisse der jeweiligen Mitarbeiter*innen.

Hier sind einige gängige hybride Arbeitsmodelle:

1. Bei diesem Modell bleibt die Remote-Arbeit der Standard. Das Büro wird hier als Ergänzung für Meetings oder Projektarbeit genutzt.
2. Hier ist es genau andersherum, der primäre Arbeitsort bleibt das Büro. Die Remote-Arbeit, beispielsweise aus dem Homeoffice, kann dann an festgelegten Tagen wahrgenommen werden.
3. Bei diesem Modell richtet sich der Arbeitsort nach der jeweiligen Rolle bzw. Funktion eures Mitarbeitenden. Ein*e Office-Manager*in beispielsweise, kann die Arbeit nur aus dem Büro erledigen.
4. Dieses Modell erfordert sehr viel Vertrauen von euch als Arbeitgeber*in gegenüber euren Mitarbeiter*innen sowie ein hohes Maß an Selbstmanagement von euren Mitarbeitenden. Bei diesem flexiblen Modell wird der Arbeitsort durch eure Mitarbeiter*innen gewählt – ob zu Hause, im Büro oder in Coworking Spaces. Voraussetzung ist allerdings immer eure Zustimmung als Arbeitgeber*in.

Ihr seht, es gibt keinen universellen Weg für die hybride Arbeit. Der Schlüssel liegt hier in einer bewussten Entscheidung und der Fähigkeit, auf Veränderungen flexibel reagieren zu können.

Welche rechtlichen Aspekte müsst ihr bei hybrider Arbeit beachten?

Für euch als Arbeitgeber*in sind die rechtlichen Aspekte selbstverständlich nicht außer Acht zu lassen. Das hybride Arbeiten erfordert nicht nur eine angemessene Gestaltung des Arbeitsalltags, sie ist auch rechtlich komplex. Wenn ihr euch für das hybride Arbeitsmodell entscheidet, dann solltet ihr euch frühzeitig mit den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen.

Unternehmen, die einen Betriebsrat aufweisen, müssen diesen gemäß § 87 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) bei der Umsetzung von hybriden Arbeitsmodellen miteinbeziehen. Eine enge Zusammenarbeit mit deinem Betriebsrat sorgt für klare Regelungen. Ziel ist es, die Interessen eurer Mitarbeiter*innen sowie eure rechtliche Sicherheit als Arbeitgeber*in zu bewahren.

Besteht ein gesetzlicher Anspruch auf hybrides Arbeiten?

Nein, aktuell gibt es in Deutschland keinen gesetzlichen Anspruch auf hybrides Arbeiten oder Homeoffice-Tätigkeit. Ob Mitarbeiter*innen hybrid arbeiten dürfen, hängt von eurer Zustimmung als Arbeitgeber*in sowie von möglichen bestehenden Betriebs- und Tarifvereinbarungen ab. Die Corona-Pandemie war hierbei die Ausnahme, da sie als Krisensituation galt, in der gesonderte gesetzliche Regelungen galten.

Wie sehen die arbeitsvertraglichen Regelungen aus?

Um rechtssicher zu handeln, solltet ihr euch die Rahmenbedingungen der hybriden Arbeit in eurem Unternehmen stets schriftlich festhalten. Diese können zum Beispiel als eine Ergänzung im Arbeitsvertrag oder durch eine separate Remote- oder Homeoffice-Work-Vereinbarung festgehalten werden.

Dabei solltet ihr diese Inhalte integrieren:

• Geltungsbereich und Dauer
  Im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung wird festgelegt, welche Mitarbeitenden hybrid arbeiten dürfen, an welchen Orten dies möglich ist und wie hoch der Anteil der mobilen Arbeit ist. Die Dauer kann befristet, unbefristet oder mit einer Kündigungsfrist gestaltet werden. Es gelten keine festen gesetzlichen Vorgaben, hier gilt vielmehr die Vertragsfreiheit nach § 305 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).
  
  
• Erreichbarkeiten und Arbeitsort(e)
  Definiert klar, an welchen Orten (z. B. Büro oder Homeoffice) eure Mitarbeiter*innen arbeiten dürfen und wie die Erreichbarkeit während der Arbeitszeit gewährleistet werden kann. Änderungen des Arbeitsortes sollten ausdrücklich vereinbart werden, das besagt § 106 GewO (Gewerbeordnung) sowie § 2 Abs. 7 der ArbStättV (Arbeitsstättenverordnung).
  
  
• Datenschutz und Datensicherheit
  Beim hybriden Arbeiten gelten strenge Anforderungen an den Datenschutz nach DSGVO (Datenschutz Grundverordnung) und BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Ihr solltet gemäß Artikel 32 der DSGVO als Arbeitgeber*in geeignete Maßnahmen für die Sicherung von personenbezogenen Daten treffen. Das kann in Form von Verschlüsselungen und Zugriffsregelungen ermöglicht werden. In diesem Beitrag findet ihr eine Checkliste als Hilfestellung.
  
  
• Arbeitszeitregelungen und Zeiterfassung
  Ja, auch bei der hybriden Arbeit gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Jeder Arbeitnehmende darf maximal 8 Stunden Arbeit pro Tag leisten, Ruhezeiten und Pausen müssen eingehalten werden. Gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG ist die Arbeitszeit eurer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Ihr solltet daher klare Regelungen zu den Kernarbeitszeiten und der Erfassung von Überstunden treffen, um die Einhaltung der Vorgaben sicherzustellen.

Was sind die Vorteile von Hybrid Work?

Das Hybride Arbeitsmodell verbindet Komponenten von Büroarbeit mit dem mobilen Arbeitsmodell. Wenn es richtig umgesetzt wird, bietet es sowohl euch als auch euren Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile.

Hier sind die Vorteile eines hybriden Arbeitsmodells:

1. Verbesserte Work-Life-Balance
   Ein kurzer Besuch des Arztes, das Abholen oder Bringen der Kinder zur Schule oder eine kurze Yoga-Session im Studio: Durch die Remote-Arbeit können eure Mitarbeiter*innen flexibler bei der Tagesplanung auf ihre eigenen individuellen Bedürfnisse eingehen. Lange Pendelfahrten fallen bei der mobilen Arbeit weg, wodurch eure Mitarbeitenden Zeit sparen und mehr Zeit für Freizeit bleibt. Mehr über das Thema Work-Life-Balance erfährst du hier.
   
   
2. Weniger Burnout oder Müdigkeit bei der Arbeit
   Das hybride Arbeiten wirkt bei euren Mitarbeitenden präventiv gegen eine Überlastung. In eurem Team kann es dadurch zu weniger Burnout-Erkrankungen und Müdigkeit führen. Laut einer globalen Studie von Cisco, trägt ein flexibles Arbeitsmodell bei 59 Prozent der Befragten dazu bei, dass sich ihr Stressniveau senkt.
   
   
3. Effizientere Nutzung der Arbeitszeit
   Wenn das Pendeln vom und zum Arbeitsort entfällt, dann wird hier effektiv Zeit eingespart. Auch eine digitale Gestaltung von Meetings, via Online-Tools, kann zu einem Einsparen wertvoller Zeit führen. Zudem erfordern einige Aufgaben eine hochkonzentrierte Einzelarbeit, die aus dem Homeoffice ohne Ablenkung erledigt werden kann. Während andere Tätigkeiten, wie beispielsweise problemlösungsorientierte Team-Aufgaben, wiederum mit den Kolleg*innen im Büro übernommen werden können.
   
   
4. Kostenersparnis
   Sowohl für euch als Arbeitgeber*in als auch für eure Mitarbeiter*innen sorgt weniger Präsenzarbeit für weniger Kosten. Beispielsweise zahlen Mitarbeitende bei der Arbeit von zu Hause aus keine Fahrkosten. Ihr als Arbeitgeber*in könnt eure Kosten für die Bürofläche senken, wenn Mitarbeiter*innen weniger ins Büro kommen. Auch die Kosten für die Büroausstattung, Wartungs- und Energiekosten werden durch das hybride Arbeiten gesenkt.
   
   
5. Arbeitgeber*innenattraktivität
   Auf dem Arbeitsmarkt erwarten viele potenzielle Bewerber*innen mittlerweile von ihren zukünftigen Arbeitgeber*innen die Option zur mobilen Arbeit. Ihr punktet als Arbeitgeber*in also mit einer hybriden Option im Wettbewerb um stark umworbene Fachkräfte.
   
   
6. Fachkräftesicherung und Mitarbeitendenbindung
   Durch ein hybrides Arbeitsmodell verbessert ihr als Arbeitgeber*in eure Chancen bei der Sicherung von Fachkräften. Außerdem seid ihr beim Employer Branding, dank der Option von Fernarbeit, flexibler und könnt auch qualifizierte Mitarbeiter*innen einstellen, die nicht vor Ort leben.
   
   
7. Zufriedenheit durch Bequemlichkeit
   Auch wenn dieser Vorteil nicht messbar ist, bietet die Möglichkeit, während der Arbeitszeit entspannte Kleidung zu tragen, ein zusätzliches Plus für eure Mitarbeiter*innen. Auch die Option, von dort aus zu arbeiten, wo sich eure Mitarbeitenden am wohlsten fühlen, kann ihre Zufriedenheit erhöhen und im Großen und Ganzen zu mehr Produktivität führen.
   
   
8. Verringerte CO2 Emmissionen
   Nicht nur für euch und eure Mitarbeiter*innen bringt dieses Modell Vorteile, sondern auch gesamtgesellschaftlich. Unnötige Geschäftsreisen, die durch Inlandsflüge wahrgenommen werden, oder die tägliche Pendelfahrt ins Büro fallen durch das hybride Arbeiten weg. Auf diese Weise wird ein kleiner, aber dennoch entscheidender und wirksamer Schritt zum Klimaschutz beigetragen.
   
   
9. Erhöhte Produktivität
   All diese Vorteile bilden die Grundlage für mehr Produktivität in eurem Team. Laut einer EU Hybrid-Work-Studie von Cisco zum Thema Produktivität fühlten sich 57 Prozent der befragten Deutschen produktiver mit der Option von Remote Arbeit. Arbeitnehmer*innen, die ein hybrides Arbeitsmodell wahrnehmen, profitieren also im Endeffekt von mehr Produktivitätsphasen.

Welche Herausforderungen birgt das hybride Arbeiten?

Neben den zahlreichen Vorteilen, die sich durch Hybrid Work ergeben, müsst ihr als Arbeitgeber*in jedoch auch einige Hürden beachten, die durch ein hybrides Arbeitsmodell entstehen können.

Mögliche Nachteile eines hybriden Arbeitens:

1. Hybrides Arbeiten eignet sich nicht für alle Berufe und Branchen
   Ein hybrides Arbeitsmodell passt nicht überall. In der Gastronomie beispielsweise müssen Mitarbeitende vor Ort sein, um Kund*innen zu betreuen. Auch manuelle Tätigkeiten von Berufen, wie Klempner*in oder Koch bzw. Köchin, sind Berufe, die nicht aus dem Homeoffice ausgeführt werden können. In einigen Bereichen, wie z. B. in der Forschung im Labor, ist es manchmal möglich, ein gewisses Maß an hybrider Arbeitsweise zu integrieren. Trotzdem ist es nicht so leicht wie bei Berufen in der IT oder anderen wissensbasierten Wirtschaftszweigen.
   
   
2. Erhöhter Koordinationsaufwand sowie technische oder organisatorische Hürden
   Das Arbeiten an verschiedenen Orten kann die Abstimmung im Team erschweren, beispielsweise bei der Terminfindung einer gemeinsamen Projektarbeit. Außerdem ist nicht jedes Unternehmen ergonomisch und technisch für das hybride Arbeitsmodell ausgestattet. Auch die IT-Sicherheit und der Datenschutz im Homeoffice sind Herausforderungen, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.
   
   
3. Isolationsgefühl
   Bei der Arbeit von zu Hause aus kann es bei euren Mitarbeitenden zu einem Gefühl von Isolation kommen. Dadurch, dass der „Plausch in der Küche”, oder der Smalltalk auf dem Büroflur entfällt, kann es bei einigen Mitarbeitenden zu Entfremdung, einem schwächerem Teamgefühl und Einsamkeitsgefühlen führen.
   
   
4. Weniger Kontakt zur Unternehmenskultur und persönlicher Austausch
   Arbeiten eure Mitarbeitenden häufig von zu Hause, fällt die Identifikation mit der Unternehmenskultur oft schwerer. Das „Wir”-Gefühl leidet darunter. Wer regelmäßig im Homeoffice ist, verpasst schnell informelle Gespräche und fühlt sich mitunter vom Teamgeschehen ausgeschlossen, wichtige Informationen wirken dann weniger greifbar. Entsteht darüber hinaus der Eindruck, dass Kolleg*innen im Büro bei Entscheidungen bevorzugt werden, führt das nicht selten zu Frust oder Unsicherheit im Team.
   
   
5. Ungleichheit unter den Arbeitnehmer*innen
   Bestimmte Berufsgruppen oder Teams können flexibel von zu Hause aus arbeiten, während andere, wie z. B. die Mitarbeiter*innen in der Produktion, im Labor oder am Empfang, weiter vollständig im Büro sein müssen. Das ist oft von der Tätigkeit abhängig und wird von der aktuellen Unternehmenspolitik nur selten differenziert behandelt. Hierdurch kann ein Gefühl von Ungerechtigkeit oder sogar Frust aufkommen.
   
   
6. Neue Anforderung an die Führung
   Hybride Teams erfordern neue Führungsmodelle, denn es wird vieles digital stattfinden. Das betrifft das Onboarding, den Teamzusammenhalt und auch die Feedbackkultur.

Wie funktioniert ein hybrides Arbeiten? – Tipps für Hybrid Work

Hybrides Arbeiten bedeutet, dass eure Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben, während ihrer Arbeitszeit flexibel zwischen Büro und Homeoffice zu wechseln. Für eine gute Umsetzung bieten sich verschiedene Ansätze an, die ihr an euer Unternehmen anpassen könnt.

Hier sind einige Tipps für die Umsetzung:

1. Teamaufteilung und Rotationspläne
   Ihr könnt euer Team in Gruppen aufteilen, die an unterschiedlichen Tagen ins Büro kommen. So gewährleistest ihr eine gleichmäßige Präsenz und die Zusammenarbeit bleibt erhalten. Tipp: Sinnvoll ist hier die Aufteilung hinsichtlich der Arbeitsbereiche. Es bietet sich beispielsweise an, den Bereich Layout und Konzeption als Team gleichzeitig ins Büro zu rufen, anstatt einzelne Personen aus unterschiedlichen Teams.
   
   
2. Eine klare Regelung und Kommunikation
   Definiert verbindliche Absprachen für den Wechsel zwischen den Arbeitsorten, die zeitlichen Erreichbarkeiten und die Kommunikationswege, damit alle eure Mitarbeiter*innen auf dem gleichen Stand sind. Beispielsweise kann hier eine kurze Mitteilung in Kommunikationschanneln (z. B. Teams oder Slack) hilfreich sein. So weiß jede*r der Kolleg*innen, wann jemand erreichbar ist oder nicht.
   
   
3. Technische Ausstattung sicherstellen
   Sorgt dafür, dass mit einer passenden IT-Infrastruktur und digitalen Tools (z. B. Cloud-Diensten, VPN und Videokonferenzen) unabhängig vom Arbeitsplatz produktiv gearbeitet werden kann.
   
   
4. Führung und Zusammenarbeit anpassen
   Erschafft eine Führungskultur in eurem Unternehmen, die auf Vertrauen, eine zielorientierte Steuerung und auf einen regelmäßigen Austausch setzt. Das sollte sowohl digital als auch persönlich erfolgen.
   
   
5. Planungssicherheit durch feste Präsenztage
   Vereinbart feste Tage für die Büropräsenz. Ein beliebtes Modell ist hierbei das “3-2-Prinzip", was drei Tage Homeoffice mit zwei Tagen Büro verbindet. Das fördert das persönliche Zusammensein und die Teamdynamik.
   
   
6. Feedback und eine kontinuierliche Anpassung
   Testet das hybride Arbeitsmodell mit eurem Team und holt euch regelmäßig Feedback ein. Auf diese Weise könnt ihr die Prozesse und Abläufe stetig anpassen und verbessern.

Mit dieser Struktur könnt ihr als Arbeitgeber*in in eurem Betrieb sicherstellen, dass hybrides Arbeiten nicht nur flexibel und attraktiv ist, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen stärkt.

Ist das hybride Arbeitsmodell etwas für euren Betrieb?

Ihr seht, das hybride Arbeiten bietet zahlreiche Vorteile, ist jedoch nicht für jedes Unternehmen oder jede Branche gleichermaßen geeignet. Überlegt vor der Einführung, ob die Art der Tätigkeiten in eurem Betrieb ein flexibles Arbeiten außerhalb eurer Büroarbeitsplätze überhaupt zulässt.

Diese Überlegungen solltet ihr für euer Unternehmen machen:

• Eignung der Arbeitstätigkeiten: Können die Aufgaben eurer Mitarbeiter*innen auch mobil oder aus dem Homeoffice erledigt werden?
• Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen: Wie viel Flexibilität wünschen sich eure Mitarbeitenden?
• Technische Infrastruktur: Sind eure IT-Systeme und Datenschutzmaßnahmen sicher und leistungsfähig?
• Führungs- und Kommunikationsprozesse: Ist euer Führungsteam auf eine hybride Steuerung und eine digitale Zusammenarbeit vorbereitet?
• Unternehmenskultur und Teamzusammenhalt: Wie könnt ihr den kulturellen Austausch und das Wir-Gefühl trotz räumlicher Distanz fördern?

Bedenkt ihr bei der Planung diese Punkte, könnt ihr Motivation, Fachkräftesicherung und Kostenersparnis optimal vereinen. Die Voraussetzung ist aber eine fortlaufende Anpassung.

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