Moderne Arbeitswelt mitgestalten Workation: Ein hybrides Arbeitskonzept verbindet Arbeit mit Urlaub Autor: Jan-Lucas Strulik

Spätestens mit der Corona-Pandemie wurden flexible Arbeitskonzepte für Unternehmen immer wichtiger, da sie ein ortsunabhängiges und damit mobiles Arbeiten ermöglichen. Neben Home-Office ist Workation zu einem zunehmend relevanteren Teil der sogenannten ‚New Work‘ in der modernen Arbeitswelt geworden.

Aber was verbirgt sich konkret hinter diesem Konzept und wie könnt ihr und eure Mitarbeiter:innen davon profitieren? In diesem Beitrag erklären wir euch was Workation ist und zeigen euch Vor- und Nachteile des hybriden Arbeitskonzeptes auf. Zudem klären wir Voraussetzungen zur Planung und Umsetzung und gehen auf relevante arbeitsrechtliche und steuerliche Aspekte sowie die Sozialversicherung ein.

Themen in diesem Beitrag

Was ist Workation? Eine Definition

Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Wörtern “work” und “vacation” zusammen. Es wird die Praxis bezeichnet, bei der berufliche Verpflichtungen nicht am üblichen Arbeitsplatz durchgeführt werden, sondern von einem beliebigen (Urlaubs-)Standort aus.

Das Kernmerkmal dieser hybriden Arbeitsform ist die Abwesenheit, beziehungsweise Auszeit, vom jeweiligen Arbeits- und Wohnort. Die Workation kann von einer Woche bis hin zu zwölf Wochen dauern. Die Wahl des Urlaubsortes bleibt den Arbeitnehmer:innen überlassen und kann variieren von einem Strandresort, einer Großstadt, einem Standort am Meer oder in den Bergen.

Die Zielsetzung des Arbeitskonzeptes ist es berufliche Tätigkeiten mit Vergnügen zu verbinden, indem Mitarbeiter:innen die Möglichkeit gegeben wird, neue Orte kennenzulernen und gleichzeitig bei der Arbeit produktiv zu bleiben.

Was gilt es als Arbeitgeber:in zu beachten?

Sofern ihr euch für die Durchführung einer Workation in eurem Unternehmen entscheidet, solltet ihr wesentliche Aspekte beachten und die nötigen Voraussetzungen schaffen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

Am wichtigsten ist zunächst die klare Festlegung von Richtlinien und Erwartungen für den Zeitraum der Workation. Folgende Aspekte sollten mit den Mitarbeiter:innen im Vorfeld besprochen werden:

• Erreichbarkeit
• Arbeitszeiten
• Kommunikationswege
• die Art der zu erledigenden Aufgaben

Darüber hinaus sollte die nötige technische Ausstattung mit Arbeitsgeräten und VPN-Zugängen bereitgestellt werden. Somit können die Angestellten ihre Arbeitsaufgaben während der Workation zuverlässig erledigen. Außerdem können Datenschutz und Datensicherheit eingehalten werden.

Ebenso ist regelmäßiges Feedback und Angebote von Unterstützung von Relevanz, sodass ein kontinuierliches Leistungsniveau sichergestellt wird und eure Angestellten weiterhin die geforderten Ziele erreichen können. Diese Unterstützung kann in Form von internen Schulungen, Coachings oder weiterer Ressourcen angeboten werden.

Bei einer Workation sind darüber hinaus rechtliche und steuerliche Aspekte zu beachten. Sofern Workation in einem anderen Land stattfindet, müssen geltende Vorschriften und Bestimmungen zum Arbeitsrecht geklärt werden und ggf. rechtlicher Rat eingeholt werden, um potenzielle Risiken zu minimieren.

Welche Vor- und Nachteile birgt das Arbeitskonzept?

Mit dem Arbeitskonzept Workation sind mehrere Vor- und Nachteile verbunden. Die Relevantesten haben wir für euch zusammengefasst:

Vorteile:

Nachteile:

• Entgrenzung von Arbeits- und Privatleben
  Workation kann zu einer Auflösung der Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben führen, da es keine klare Trennung zwischen Wohnraum und Arbeitsraum mehr gibt. Hierdurch kann es bei Mitarbeiter:innen zu Schwierigkeiten kommen.
• Herausforderung in der internen Kommunikation
  Durch die räumliche Trennung kann es zu Schwierigkeiten in der beruflichen Zusammenarbeit kommen. Besonders, sofern die Workation in einem Land in einer unterschiedlichen Zeitzone stattfindet.
• Technische Probleme
  Durch die Gebundenheit an Technologie und einer zuverlässigen Internetverbindung, kann es bei Workation zu technischen Problemen kommen, welche die Arbeit behindern können.
• Steuerliche und rechtliche Komplexität
  Potenzielle steuerliche und rechtliche Risiken sollten grundsätzlich minimiert werden. Hierbei bedarf es besonders im EU-Ausland einer gründlichen Betrachtung und Einarbeitung in die geltenden Vorschriften und Bestimmungen des jeweiligen Landes.
• Isolation im Sozialen
  Sofern Mitarbeiter:innen an abgelegenen Orten arbeiten, könnten sie sich isoliert fühlen und den direkten Kontakt zu Kolleg:innen vermissen, was sich wiederum negativ auf die Motivation und das Wohlbefinden auswirken kann.

In jedem Fall solltet ihr euch im Vorfeld immer fragen, ob ein hybrides Arbeitsmodell für euer Unternehmen in Frage kommt. Es kann neben den vielen Vorteilen, die Workation für die Unternehmenskultur und Zufriedenheit von Angestellten bietet, auch zu Schwierigkeiten kommen. Somit ist eine individuelle und gründliche Abwägung unerlässlich.

Workation: Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherung in Deutschland

Für eine Workation solltet ihr außerdem wichtige arbeitsrechtliche Aspekte in der Planung und Durchführung beachten. Im Rahmen einer Zusatzvereinbarung können klare Regelungen festgelegt werden zur Arbeitszeit, dem Arbeitsort und präferierten Kommunikationskanälen.

Darüber hinaus gilt es folgende Punkte zu klären:

1. Arbeitszeit und Arbeitserlaubnis
   Es ist wichtig, dass ihr die geltenden Arbeitszeit-Bestimmungen des jeweiligen Landes betrachtet und schaut, welche Pausen- und Vergütungsvorschriften gelten. Besonders im EU-Ausland kann es sein, dass es einer Arbeitserlaubnis und eines Aufenthaltstitels bedarf, was eine zusätzliche Prüfung im Vorfeld nötig macht. Zudem solltet ihr relevante arbeitsrechtliche Normen, wie Arbeitsschutz und Datenschutz, über den gesamten Zeitraum der Workation sicherstellen.
2. 183-Tage-Regelung
   Für die steuerrechtliche Situation bei einer Workation ist die sogenannte 183-Tage-Regelung am wichtigsten. Sofern eure Angestellten nicht länger als 183 Tage im Jahr im Ausland arbeiten, unterliegen sie der deutschen Steuerpflicht. Falls dieser Zeitraum überschritten wird, entsteht eine Lohnsteuerpflicht in dem jeweiligen Land.
3. Sozialversicherung
   Zum Thema Sozialversicherung eurer Arbeiternehmer:innen gibt es Entwarnung: Auch wenn eine Workation üblicherweise von Mitarbeiter:innen gewünscht wird, so wird sie seit 2020 bei der Sozialversicherung als Auslandsentsendung angesehen. Es genügt somit einen Antrag auf Entsendung im Ausland bei dem entsprechenden Sozialversicherungsträger zu stellen. Hierdurch wird der gesamte Prozess deutlich vereinfacht und die Sozialversicherung der Arbeitnehmer:innen die gesamte Workation über gewährleistet.

Die Arbeitssicherheit Sofort unterstützt euch rund um das Thema Digitalität und Arbeitssicherheit bei einer Workation

Workation in eurem Unternehmen einzuführen bedarf für euch, wie dieser Beitrag gezeigt hat, einer wohlüberlegten und individuellen Entscheidungsgrundlage. Ist eine effiziente und remote Arbeitsweise auf gleichbleibendem Leistungsniveau in meinem Unternehmen überhaupt möglich? Habe ich das nötige Vertrauen in meine Mitarbeiter:innen? Möchte ich eine attraktive Arbeitskultur gestalten und somit neue, motivierte Mitarbeiter gewinnen oder Bestehende an mein Unternehmen binden?

Solltet ihr euch für die Durchführung einer Workation entscheiden, müssen die nötigen Rahmenbedingungen geklärt werden. Zudem sollten die essenziellen Schritte zur Planung und Vorbereitung getroffen werden, um potenzielle Risiken für euch und eure Mitarbeiter:innen zu minimieren.

Trotz der rechtlichen Komplexität, kann Workation zu einer beidseitig lohnenden Arbeitsform gestaltet werden, wodurch sowohl ihr als Arbeitgeber als auch eure Angestellten profitieren könnt.

Falls ihr rund um die Themen digitale Arbeitssicherheit für eure geplante Workation Unterstützung benötigt, bietet euch die Arbeitssicherheit Sofort hier das passende Angebot.

Beitragsbild: © Adobe Stock, shintartanya

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