Fortschritt mit Change Management Neue Software-Implementierung in eurem Unternehmen Autor: Gero Appel

Bei der Auswahl eurer Betriebssoftware ist die Aktualität eines der wichtigsten Merkmale. Mit dem Wandel der Arbeitswelt halten auch neue (digitale) Methoden und Lösungen Einzug in unseren Arbeitsalltag. Die Grundlage vieler Abläufe am Arbeitsplatz ist eure Software, weshalb sie so effektiv und ausgefeilt wie möglich sein sollte. In diesem Beitrag werden wir die verschiedenen Prozesse erläutern, die die Einführung eines neuen Programms bestimmen. Außerdem zeigen wir euch, wann es an der Zeit ist, eure Software zu erneuern und worauf ihr bei der Wahl der neuen Software achten müsst.

Themen in diesem Beitrag

Warum solltet ihr eine neue Software implementieren?

Wenn ihr bereits Software verwendet, zieht ihr die Einführung eines neuen Programms vielleicht gar nicht in Betracht, weil sich das derzeitige Programm noch bewährt. Je nach Branche kann es sich dabei um anspruchsvolle Systeme wie CRM, ERP oder andere Agentursoftware handeln. Wenn ihr jedoch nicht sofort proaktive Maßnahmen ergreift, könnt ihr Chancen verpassen, die euch vorher vielleicht nicht bewusst waren.

Ihr solltet immer überlegen, wie ihr euch und euer Team verbessern könnt. Dies kann durch verbesserte Arbeitsabläufe oder ein auf die aktuellen Anforderungen zugeschnittenes Datenmanagementsystem geschehen. Die folgenden Vorteile können sich aus der Einführung einer neuen Software ergeben:

• Weiterentwicklung des Unternehmens,
• Umsatzsteigerungen,
• Zeitersparnisse durch erhöhte Effizienz,
• Etablierung neuer Geschäftsmöglichkeiten,
• höhere Mitarbeitermotivation,
• bessere Qualität,
• Einhaltung neuer gesetzlicher Bestimmungen (Datenschutz).

Wann ist eine Neueinführung sinnvoll?

Bevor ihr euch für einen Wechsel des Softwareanbieters oder die Einführung einer neuen Software entscheidet, müsst ihr zunächst eure aktuelle Situation bewerten. Die folgenden Probleme könnten in eurem Büroalltag vorkommen:

• Die Softwarevoraussetzungen können nicht mehr erfüllt werden.
• Eure Software wird nicht mehr aktualisiert, d. h. sie wird im Vergleich zu anderen Anbietern nicht mehr weiterentwickelt.
• Ihr erhaltet keine ausreichende Kundenunterstützung bei Problemen oder Anfragen.
• Eure Softwareanbieter sind nicht mehr verlässlich.
• Dem Schutz eurer Daten wird nicht genügend Beachtung geschenkt.
• Das Programm ist im Vergleich zum Nutzen, den ihr erhaltet, übermäßig teuer.

Traut euch, etwas zu ändern, wenn ihr mit der Leistung eurer derzeitigen Software nicht mehr zufrieden seid. Denn es gilt: Stillstand ist Rückschritt. Eine Software, die auf eure Bedürfnisse zugeschnitten ist, verbessert euer Unternehmensumfeld als Ganzes. Ihr könnt Geld und Zeit sparen, indem ihr eure Arbeitsprozesse rationalisiert, was wiederum Kapazitäten und Ressourcen für neue Initiativen freisetzt.

Natürlich entscheidet ihr, wann ihr die Software einführen wollt. Vermeidet es jedoch, einen Zeitpunkt zu wählen, an dem viel los ist, denn ein solches Projekt kann viel Zeit in Anspruch nehmen und eure Mitarbeitenden brauchen Zeit, um sich neu zu orientieren. Es ist immer sinnvoll, eine neue Software zum ruhigen Quartalsende einzuführen.

Worauf müsst ihr bei Einführung einer neuen Software achten?

Wenn ein Umsetzungszeitplan nicht ordnungsgemäß umgesetzt wird, kann es schnell zu Komplikationen kommen. Um dies zu verhindern, haben wir die folgenden Ratschläge für euch:

Kümmert euch so früh wie möglich um die Migration der alten Daten und bedenkt, dass dieser Prozess Zeit braucht. Die Umstellung wird euren Mitarbeiter:innen leichter fallen, wenn das neue System bereits über alle erforderlichen Daten verfügt. Dies kommt auch den kommenden Schulungen zugute, da sich alle Teilnehmenden auf die Funktionen konzentrieren können. Die täglichen Abläufe und Verfahren werden auf das neue System angepasst und in den Schulungen auf die Probe gestellt. Eine umfassende Vorführung der Vorteile der neuen Software kann die Motivation eurer Mitarbeitenden weiter steigern und die Annahmebereitschaft steigern.

Nach dem Konzept des „Change Management“ sollte euer Unternehmen jede Veränderung oder die Einführung einer neuen Software begrüßen. Nur so lassen sich die gesetzten Ziele erreichen und die Zukunftsfähigkeit erhalten. Bleibt immer in Kontakt mit dem Anbieter, wenn es um Störungen, mögliche Fehlermeldungen oder Optimierungsvorschläge geht, die eure Mitarbeiter:innen umsetzen müssen.

Was ist das Change Management?

Der Prozess der Umgestaltung einer Organisation wird als Veränderungsmanagement bezeichnet. Um einen bestimmten Zielzustand zu erreichen, geht es darum, den Ausgangszustand zu verbessern. Um die Effizienz zu steigern, kann es darum gehen, den Ist-Zustand weiterzuentwickeln oder die grundlegenden Probleme zu lösen.

Ein kontrolliertes Änderungsmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass anstehende Änderungen, wie die Einführung einer neuen Software, ordnungsgemäß umgesetzt werden. Schließlich erfolgt die Implementierung der Software vor dem Kauf.

Was braucht es für ein erfolgreiches Change Management?

Die folgenden Überlegungen sind entscheidend für ein effektives Veränderungsmanagement:

• Bestimmt, wer für die einzelnen Aufgabenbereiche zuständig ist,
• bezieht alle Mitarbeiter oder betroffenen Geschäftsbereiche ein,
• legt ein konkretes Ziel und einen Zeitrahmen für die Einführung fest,
• eröffnet den Dialog mit allen Betroffenen, beginnend mit der Idee.

Letztendlich entscheidet das „Warum“ und nicht das „Wann“ darüber, ob eine Umstellung erfolgreich ist. Lasst eure Mitarbeiter:innen schon vor Projektbeginn wissen, welche Herausforderungen die neue Software in den kommenden Monaten mit sich bringen wird und vor allem, warum ihr diese Entscheidung trefft. Macht die wichtigsten Informationen von Anfang an transparent, indem ihr die Ziele und die positiven Auswirkungen des Projekts für alle Beteiligten darlegt. Vergesst nicht, auch mögliche Nachteile zu erwähnen.

Wie sollte die Einführung im Detail aussehen?

Es kann schwierig sein, eine neue Software im Büro zu implementieren. Die unten aufgeführten Maßnahmen sollen euch helfen, die Software in eurem Unternehmen erfolgreich einzuführen.

1. Ihr müsst zunächst einen Projektleiter oder eine Projektleiterin auswählen. Diese Person ist für die Überwachung des gesamten Umstellungsprozesses zuständig. Dadurch wird gewährleistet, dass das Projekt kontinuierlich überwacht und der festgelegte Rahmen eingehalten wird.
2. Die Mitglieder des Projektteams aus den jeweiligen Abteilungen sollten ebenfalls einbezogen werden. Dies bedeutet, dass die zu berücksichtigenden Interessengruppen aus den Bereichen Management, IT, Finanzen und Belegschaft ermittelt werden müssen. Diese können dann zu verschiedenen Zeitpunkten konsultiert werden, um ihre Ideen und Bedenken zu äußern.
3. Zweifellos sollte eine gründliche Bestandsaufnahme der Geschäftsprozesse eures Unternehmens vorgenommen werden. Wie gründlich diese sein sollte, liegt in eurem Ermessen. Achtet bei der Auswahl der Software darauf, dass sie die Verfahren widerspiegelt, denen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Dies wird auch zeigen, welche weiteren Änderungen ihr in Zukunft sehen möchten.
4. Währenddessen könnt ihr schnell den funktionalen und technologischen Bedarf an das System ermitteln. Besprecht dies mit euren Mitarbeitenden und legt zukunftsweisende Softwareanforderungen fest. Dabei ist es möglich, zwischen „must have“ und „good to have“ zu unterscheiden.
5. Setzt SMART-Ziele. Das Akronym SMART ist euch in eurem Berufsleben sicher schon begegnet. Ziele sollten so definiert werden, dass sie zeitlich begrenzt, spezifisch, quantifizierbar, ansprechend und realistisch sind. Diese Leitlinien sollten euch helfen, eine Software auszuwählen, mit der ihr eure Ziele erreichen könnt.
6. Die gründliche Kostenschätzung ist natürlich der letzte Schritt in der Projektplanung, um sicherzustellen, dass es bei der Einführung keine Überraschungen gibt. Für die Einführung einer neuen Software ist zunächst eine erhebliche Kostenstelle erforderlich. Bei einer erfolgreichen Einführung kann sich dieser jedoch schnell amortisieren. Prüft also, ob Nutzen und Preis in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen.

Welche Kriterien sollte eure neue Software erfüllen?

Auch bei der Auswahl der Software könnt ihr bestimmte Maßnahmen ergreifen. Ihr solltet eine Liste mit Vergleichsstandards zusammenstellen, die ihr als Referenz verwenden könnt.

Eine gründliche Marktanalyse sollte der erste Schritt eurer Wahl sein. Die Recherche wird durch Berichte über geeignete Anbieter, Produkte und Erfahrungen unterstützt. Natürlich werdet ihr die von euch im Vorfeld erstellte Anforderungsliste zur Hilfe nehmen. Bei dieser ersten Vorauswahl könnt ihr euch auf den einzelnen Homepages der Anbieter oder in Online-Präsentationen über die Funktionsvielfalt informieren.

Nach der Vorauswahl werden drei bis fünf Kandidaten, die eurer Vorauswahl am besten entsprechen und die besten Leistungen erbracht haben, eingehend untersucht. Je nachdem, wie viel Platz ihr für die Softwareoption eingeplant habt, könnt ihr eine Präsentation bei einem dieser Unternehmen buchen. Indem ihr euch gegenseitig besser kennenlernt, könnt ihr feststellen, ob euer Unternehmen mit dem Anbieter harmoniert. In jedem Fall muss der Anbieter eure Grundidee kennen. Gemeinsam könnt ihr über die Durchführbarkeit sprechen und mögliche Antworten finden. Im besten Fall gibt es eine Demoversion, mit der ihr und eure Mitarbeiter:innen die Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Software testen können.

Schließlich könnt ihr etwa drei Anbieter um ein Angebot bitten. Ihr könnt auch eure vorherige Berechnung ändern oder gleichzeitig eine andere Kostenberechnung durchführen. Diese sollte euer ständiger Begleiter sein und während des gesamten Software-Installationsprozesses aktualisiert werden. Entscheidend ist, dass ihr nicht nur den reinen Einkaufspreis vergleicht. Es können auch folgende Kostenstellen anfallen:

• verschiedene Lizenzkosten,
• Wartungs- und Servicekosten,
• Schulungskosten,
• Umgebungskosten (zusätzliche Hardware).

Mit Hilfe des gesamten Projektteams könnt ihr eure Datenerhebung für die Auswahl vergleichen. Bezieht das Feedback der Testgruppe eurer Mitarbeitenden ein, die die Demoversion verwendet haben. Zu diesem Zweck könnt ihr einen Bewertungsbogen erstellen, auf dem jeder mögliche Chancen und Gefahren festhalten kann.

Warum solltet ihr eure Beschäftigten mit einbeziehen?

Mangelnde Akzeptanz bei den Mitarbeiter:innen ist die Hauptursache für das Scheitern von Softwareprojekten. Zahlreiche Probleme entstehen, wenn die Mitarbeitenden eine neue Software nicht nutzen wollen. Im schlimmsten Fall nutzt nur ein kleiner Teil der Belegschaft das Programm. Der andere Teil verwendet andere Tools oder findet alternative Workarounds. Durch diese inkonsistente Nutzung wird der Wert der neuen Software nicht voll ausgeschöpft und die langfristigen Ziele werden nicht erreicht. Dies hat zur Folge, dass die bereits getätigten Investitionen nicht in der beabsichtigten Weise wieder hereingeholt werden können.

Um das zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter:innen in jeden Schritt des Prozesses einbezogen werden, beginnend mit dem Konzept der Nutzung einer neuen Software. Ihr seid am besten in der Lage, auf spezifische Fragen zu antworten, wie beispielsweise: Was stört uns an der jetzigen Software, da sie die größte Praxiserfahrung haben? Woran hapert es? Was muss verbessert werden? Welche Funktionen könnten den Arbeitsprozess vereinfachen?

Darüber hinaus solltet ihr für eine angemessene Schulung sorgen und keine Einsparungen bei den Personalkosten vornehmen. Diese sollten einen logischen didaktischen Aufbau haben und eure Mitarbeiter:innen in der Praxis erproben. Das Entdecken der neuen Fähigkeiten auf diese Weise steigert die Motivation und weckt den Spaß und den Antrieb, weiter zu lernen und zu arbeiten. Dies garantiert eine produktive Arbeit eurer Mitarbeitenden und eine schnelle Amortisation der Ausbildungskosten.

Woran kann euer Softwareprojekt noch scheitern?

Trotz mehrerer Angebote zur Einführung neuer Software am Arbeitsplatz scheitern viele Initiativen schnell. Wir erklären euch, wodurch, damit ihr euer Softwareprojekt erfolgreich abschließen könnt:

• Es wurde kein Datentransfer durchgeführt.
  Bevor die Mitarbeitenden die Software überhaupt benutzen, muss ein Datentransfer durchgeführt werden. Wird dies nicht korrekt durchgeführt, kann es zu einer inkonsistenten Datenerfassung kommen. Das führt zu Verwirrung und Fehlern, was die Qualität der Arbeit mindert und die Nutzer:innen dauerhaft demotiviert.
• Der Zeitpunkt der Einführung der Software ist falsch gewählt.
  Wenn das Arbeitsaufkommen steigt oder bereits gestiegen ist, kann Zeit gespart und der Umstellungsprozess verkürzt werden. Dadurch lernen die Mitarbeiter:innen jedoch nicht genug über das neue Programm und die beabsichtigten Vorteile werden nicht ausreichend realisiert.
• Das Ziel wurde nicht transparent und detailliert genug formuliert.
  Die Wahl der Software kann nicht erfolgreich sein, wenn der Zweck unklar ist. Dies kann dazu führen, dass das Programm zahlreiche sinnvolle Anwendungsbereiche hat, ihr diese aber nicht nutzen könnt, da sie nicht mit euren eigenen Zielen übereinstimmen.
• Es fehlt an effektiver Kommunikation.
  Ihr erhaltet keine Unterstützung von eurem Anbieter oder keinen hilfreichen Support, wenn Probleme oder Bugs auftreten. Alternativ sind die Kommunikationswege mit eurem Projektteam nicht klar und transparent genug, sodass Fragen unbeantwortet bleiben oder Bedenken zurückgehalten werden.
• Die Rollen und die zugewiesenen Verantwortungsbereiche sind nicht klar genug definiert.
  Infolgedessen fühlt sich niemand speziell verantwortlich, und die Projektplanung verläuft unregelmäßig oder sogar ineffektiv. Euer Projekt kann auch aufgrund einer schlechten Planung und Umsetzung des Projektmanagements scheitern.
• Der Anbieter wurde nicht ausreichend auf Verlässlichkeit und Expertise überprüft.
  Da es sich um eine langfristige Investition handelt, solltet ihr euch auch vergewissern, ob der Anbieter zuverlässig ist und über die erforderlichen Kenntnisse verfügt. Zudem solltet ihr überprüfen, ob er finanziell abgesichert und solvent ist und außerdem die geltenden Datenschutzbestimmungen einhält.

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Beitragsbild: © Shutterstock, NicoElNino

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